Чек-лист для оптимизации расходов

Соберите информацию из бухгалтерии о всех платежах за цифровые сервисы за последние 6-12 месяцев. Проверьте корпоративные кредитные карты, счета сотрудников на возмещение и регулярные платежи. Создайте таблицу со следующими колонками: название сервиса, поставщик, стоимость, периодичность платежей, цель использования.

Для каждого сервиса из вашего реестра определите конкретного сотрудника или отдел, который отвечает за его использование и может принимать решения о продлении или отказе от сервиса. Это критически важно для дальнейшей оптимизации и предотвращения ситуаций, когда сервисы продолжают оплачиваться "по инерции".

Проверьте, когда и как часто происходит списание средств за каждую подписку. Создайте календарь платежей с датами автоматического продления. Это позволит вам своевременно принимать решения о продлении или отказе от сервисов и избегать неожиданных списаний.

Проверьте, нет ли в вашей компании подписок, которые начались с бесплатного периода и автоматически перешли в платные без явного решения о продолжении использования. Такие "забытые" триалы часто остаются незамеченными, но продолжают ежемесячно списывать средства.

Запросите у поставщиков ключевых сервисов отчеты об активности пользователей за последние 90 дней. Большинство SaaS-платформ могут предоставить такую информацию через административные панели или по запросу в службу поддержки. Эти данные позволят выявить неиспользуемые лицензии и аккаунты.

Сопоставьте число активно используемых лицензий с числом оплачиваемых. Часто компании продолжают платить за лицензии для сотрудников, которые уже уволились, перешли на другие позиции или фактически не используют сервис. Даже 20% сокращение числа неиспользуемых лицензий может привести к значительной экономии.

Проанализируйте, нет ли в вашей компании нескольких сервисов с перекрывающимся функционалом. Например, несколько инструментов для управления проектами, несколько платформ для видеоконференций или аналитики. Составьте таблицу с основными функциями и отметьте, какие сервисы предоставляют схожие возможности.

Проверьте, нет ли ситуаций, когда разные отделы или сотрудники независимо друг от друга оплачивают один и тот же сервис. Консолидация этих подписок в один корпоративный аккаунт обычно позволяет получить значительные скидки и упростить управление.

Изучите условия расторжения и требования к уведомлениям в контрактах с ключевыми поставщиками. Многие SaaS-компании требуют уведомления о намерении не продлевать подписку за 30-90 дней до даты автопродления. Если пропустить этот срок, компания может быть обязана оплатить еще один период подписки.

Настройте систему уведомлений о приближении к бюджетным лимитам для ключевых сервисов, особенно тех, которые имеют переменную стоимость в зависимости от использования (например, облачные платформы). Также внедрите систему тегов или меток для распределения цифровых расходов по проектам или отделам для повышения финансовой прозрачности.

Разработайте и внедрите процедуру автоматического отключения доступа к цифровым сервисам при увольнении сотрудника. Идеальным решением является интеграция между HR-системой и системой управления лицензиями, но даже простой чек-лист для HR-отдела с перечислением сервисов, доступ к которым нужно деактивировать, значительно улучшит ситуацию.

Внедрите регулярный процесс аудита цифровых расходов. Определите периодичность (ежемесячно, ежеквартально или полугодично), назначьте ответственных и определите ключевые метрики, которые будут отслеживаться. Регулярный мониторинг поможет предотвратить появление новых неэффективностей и поддерживать оптимальную структуру цифровых расходов.