Прависайзинг лицензий для IT-компании

Исходная ситуация

IT-компания специализируется на разработке программного обеспечения и предоставлении IT-услуг для корпоративных клиентов. За три года штат компании вырос с 120 до более чем 350 сотрудников, организационная структура усложнилась, появились новые команды и направления.

Сотрудники компании использовали широкий спектр профессиональных инструментов, включая:

• Среды разработки и инструменты для программирования
• Платформы для совместной работы и управления проектами
• Инструменты для тестирования и обеспечения качества
• Системы мониторинга и аналитики
• Облачные платформы и инфраструктурные сервисы
• Инструменты дизайна и прототипирования

Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

• Децентрализованное управление лицензиями: каждое подразделение самостоятельно приобретало необходимые инструменты
• Отсутствие процесса деактивации лицензий при увольнении сотрудников
• Избыточное количество лицензий «на всякий случай» из-за неточного планирования
• Использование премиальных планов там, где достаточно базовых функций
• Отсутствие единой системы учёта и контроля цифровых активов

Финансовый директор компании обратил внимание на то, что при ежегодном аудите расходы на программное обеспечение и подписки росли непропорционально быстрее, чем штат сотрудников, что стало основным триггером для начала проекта оптимизации.

Этапы работы

Этап 1: Комплексная инвентаризация (2 недели)

На первом этапе мы провели полную инвентаризацию всех используемых цифровых инструментов:

• Собрали данные из финансовой системы о платежах за последние 18 месяцев
• Провели опрос руководителей проектных команд и отделов
• Интегрировались с системой единого входа (SSO) для анализа авторизаций
• Создали единый реестр из 48 различных инструментов и сервисов с общим количеством 1420+ лицензий

Этап 2: Анализ использования (3 недели)

После создания полного реестра мы детально проанализировали использование каждой лицензии:

• Собрали данные активности по каждой учётной записи за последние 90 дней
• Сопоставили активных пользователей с текущими сотрудниками компании
• Выявили 42% лицензий с критически низким уровнем использования, включая:
• 21% полностью неактивных лицензий (нет входов за 90+ дней)
• 14% лицензий, принадлежащих уволившимся сотрудникам
• 7% избыточных лицензий премиального уровня
• Провели интервью с ключевыми пользователями для выявления реальных потребностей

Этап 3: Разработка стратегии оптимизации (1 неделя)

На основе анализа мы разработали детальную стратегию оптимизации:

• Отмена всех неиспользуемых и принадлежащих бывшим сотрудникам лицензий
• Понижение уровня планов для лицензий с низким использованием функционала
• Переход на модель плавающих лицензий для дорогостоящих инструментов с непостоянным использованием
• Разработка новой политики управления лицензиями, синхронизированной с HR-процессами

Этап 4: Переговоры и оптимизация контрактов (1 неделя)

Мы провели переговоры с основными поставщиками для улучшения условий:

• Пересмотрели условия контрактов с 8 ключевыми поставщиками
• Перешли на годовую оплату с дополнительной скидкой 12-18%
• Добились более гибких условий по изменению числа лицензий в течение срока действия контракта
• Консолидировали лицензии в корпоративные планы с лучшими условиями

Этап 5: Внедрение системы управления лицензиями (1 неделя)

Мы внедрили систему автоматического управления лицензиями:

• Интегрировали HR-систему с системой управления лицензиями
• Настроили автоматическое приостановление лицензий при увольнении сотрудника
• Разработали процесс запроса и одобрения новых лицензий с обязательным обоснованием
• Внедрили дашборд с актуальной информацией о состоянии и использовании лицензий

Результаты

Финансовые результаты

• Общая годовая экономия: 36,2 млн ₸
• ROI проекта: 4,8x (окупаемость за 2,5 месяца)
• Снижение ежемесячных расходов на лицензии на 42%
• Дополнительная экономия на администрировании: ~4,8 млн ₸/год

Качественные улучшения

• Прозрачность расходов на цифровые инструменты с детализацией по командам и проектам
• Автоматизация процессов выдачи и отзыва лицензий
• Интеграция с HR-системой для синхронизации с движением персонала
• Создание централизованной базы знаний по используемым инструментам
• Повышение скорости выдачи лицензий новым сотрудникам

Оптимизация ключевых инструментов

Инструменты разработки

Результаты оптимизации для основных инструментов разработки:

• Среды разработки (JetBrains): оптимизировали на 28% через переход на плавающие лицензии
• Системы контроля версий и DevOps: консолидировали все репозитории на одной платформе с экономией 34%
• Инструменты тестирования: сократили число избыточных параллельных лицензий на 41%

Инструменты управления проектами

Оптимизация системы управления проектами:

• Консолидировали три похожих инструмента в один корпоративный
• Сократили число неиспользуемых лицензий на 47%
• Перенесли исторические данные из устаревших систем
• Сэкономили 5,8 млн ₸/год только на этой категории

Облачные инфраструктурные сервисы

Оптимизация использования облачных платформ:

• Выявили и отключили неиспользуемые тестовые среды
• Консолидировали счета для получения объёмных скидок
• Внедрили систему автоматического отключения сред разработки в нерабочее время
• Экономия на облачных ресурсах: 8,6 млн ₸/год

Выводы и рекомендации

Проект наглядно показал, что даже в IT-компаниях, где ценность цифровых инструментов хорошо понимается, может существовать значительный потенциал для оптимизации. Ключевые факторы успеха:

• Систематический подход к инвентаризации и анализу всех лицензий
• Интеграция управления лицензиями с HR-процессами
• Централизация управления цифровыми активами
• Внедрение автоматизированных систем контроля и мониторинга

Для поддержания достигнутых результатов мы рекомендовали компании:

1. Ежемесячно проводить аудит использования лицензий с автоматическими отчётами
2. Внедрить систему регулярного пересмотра лицензионных планов (quarterly review)
3. Ввести KPI по эффективности использования лицензий для руководителей проектов
4. Создать и поддерживать базу знаний по альтернативным инструментам
5. Разработать четкую политику обоснования новых подписок с оценкой ROI

В результате внедрения этих рекомендаций компания не только сохранила достигнутые показатели экономии, но и повысила общую эффективность использования цифровых инструментов.