Оптимизация SaaS-расходов для банка
Краткое содержание
Крупный банк Казахстана столкнулся с быстро растущими расходами на цифровые сервисы при отсутствии централизованного учёта и управления. Мы провели полный аудит цифровых подписок, выявили неиспользуемые и дублирующиеся сервисы, консолидировали поставщиков и внедрили систему контроля. В результате расходы на цифровые сервисы были снижены на 47%, а административная нагрузка на IT и финансовые департаменты уменьшилась на 68%.
Информация о клиенте
- Отрасль: Банковский сектор
- Размер: Более 2000 сотрудников
- География: Головной офис в Алматы, филиалы по всему Казахстану
- Годовой бюджет на цифровые сервисы: Более 52 млн ₸
Исходная ситуация
Банк активно развивал цифровые направления бизнеса и технологическую инфраструктуру. В результате за последние три года количество используемых SaaS-платформ и цифровых сервисов выросло более чем втрое. Разные подразделения (IT, маркетинг, аналитика, HR) самостоятельно приобретали необходимые им инструменты, часто без координации и учёта имеющихся решений.
Основные проблемы на момент начала проекта:
- Отсутствие единого реестра цифровых сервисов и подписок
- Дублирование функциональности между разными платформами
- Неиспользуемые лицензии, включая учётные записи уволившихся сотрудников
- Отсутствие единых стандартов безопасности для подключаемых сервисов
- Неэффективное использование корпоративных планов подписок
- Разрозненные платежи и сложный учёт расходов на цифровые сервисы
Финансовый директор банка инициировал проект по оптимизации расходов на цифровые сервисы после обнаружения, что месячные платежи за SaaS-решения превысили бюджетные ожидания более чем на 40%.
Этапы работы
Этап 1: Инвентаризация (2 недели)
На первом этапе мы провели полную инвентаризацию всех используемых цифровых сервисов:
- Собрали данные из бухгалтерии о всех платежах за цифровые сервисы за последние 12 месяцев
- Опросили руководителей подразделений о используемых инструментах
- Провели техническое сканирование сети для выявления подключений к внешним сервисам
- Создали единый реестр из 76 активных подписок с данными о стоимости, владельцах и целях использования
Этап 2: Анализ использования (3 недели)
После создания реестра мы проанализировали фактическое использование каждого сервиса:
- Собрали данные о логинах и активности пользователей через административные панели
- Выявили 23 сервиса с критически низким уровнем использования (менее 20% от оплаченных лицензий)
- Идентифицировали 18 сервисов с дублирующимся функционалом
- Провели анализ потребностей команд и соответствия им текущих решений
Этап 3: Разработка плана оптимизации (1 неделя)
На основе собранных данных мы разработали детальный план оптимизации:
- Консолидация похожих функций на единых платформах
- Отмена неиспользуемых подписок
- Оптимизация количества лицензий на основе реального использования
- Переход на корпоративные планы для ключевых сервисов
- Разработка политики приобретения новых цифровых сервисов
Этап 4: Переговоры с поставщиками (2 недели)
Мы провели переговоры с ключевыми поставщиками для получения более выгодных условий:
- Пересмотрели условия контрактов с 12 основными поставщиками
- Добились скидок до 35% за счёт консолидации лицензий и долгосрочных контрактов
- Улучшили условия расторжения и изменения планов подписок
Этап 5: Внедрение и автоматизация (2 недели)
Финальный этап включал внедрение изменений и настройку системы контроля:
- Отмена и консолидация подписок согласно разработанному плану
- Внедрение системы автоматизированного учёта цифровых расходов
- Разработка и внедрение политики приобретения новых сервисов
- Интеграция с HR-системой для автоматического управления лицензиями
- Обучение ответственных сотрудников работе с новой системой
Результаты
| Показатель | До оптимизации | После оптимизации | Изменение |
|---|---|---|---|
| Ежегодные расходы на SaaS | 52,4 млн ₸ | 27,6 млн ₸ | -47% |
| Количество поставщиков | 28 | 12 | -57% |
| Количество активных сервисов | 76 | 41 | -46% |
| Время на обработку счетов (часов/месяц) | 42 | 13 | -68% |
| Доля неиспользуемых лицензий | 34% | 8% | -26 п.п. |
| Среднее время одобрения новой подписки | 14 дней | 3 дня | -78% |
Финансовые результаты
- Общая годовая экономия: 24,8 млн ₸
- ROI проекта: 5,2x (окупаемость за 2,5 месяца)
- Снижение ежемесячных расходов на 47%
Качественные улучшения
- Полная прозрачность цифровых расходов с разбивкой по подразделениям
- Автоматизация процессов учёта и контроля подписок
- Стандартизация требований к безопасности для всех используемых сервисов
- Оптимизация рабочего времени IT и финансового департаментов
- Улучшение пользовательского опыта через консолидацию похожих сервисов
Выводы и рекомендации
Проект наглядно продемонстрировал, что даже в крупных организациях с высоким уровнем корпоративного управления может возникать "цифровой хаос", приводящий к существенным избыточным расходам. Основные факторы успеха в данном кейсе:
- Систематический подход к инвентаризации и анализу всех цифровых сервисов
- Вовлечение руководителей подразделений в процесс оценки необходимости сервисов
- Профессиональные переговоры с поставщиками для улучшения условий
- Внедрение автоматизированных систем контроля для предотвращения будущих проблем
- Разработка четких корпоративных политик приобретения новых сервисов
Для поддержания достигнутых результатов мы рекомендовали банку:
- Проводить ежеквартальный аудит использования цифровых сервисов
- Внедрить централизованный процесс одобрения новых подписок
- Установить KPI по эффективности использования цифровых сервисов для руководителей подразделений
- Создать постоянно действующую рабочую группу по оптимизации цифровых расходов